A hospedagem de e-mail é um serviço que permite aos usuários armazenarem, gerenciarem e acessarem e-mails eletrônicos por meio de servidores de e-mail online.
Diferentemente dos serviços de e-mail gratuitos que são oferecidos por empresas de tecnologia, a hospedagem é fornecida por provedores especializados.
A maior vantagem da hospedagem de e-mail é que ela permite ter um endereço de e-mail personalizado vinculado ao próprio domínio, o que cria uma imagem profissional e aumenta a credibilidade da marca.
Além disso, a hospedagem também conta com recursos avançados de gerenciamento, como caixas de correio personalizadas, encaminhamento de mensagem, filtragem de spam, armazenamento de e-mail seguro e suporte a protocolos de e-mail padrão.
Outra possibilidade é o acesso por meio de vários dispositivos e os provedores de hospedagem também contam com recursos adicionais, como calendários compartilhados, tarefas e elaboração em equipe, entre outros.
Eles fazem com que as soluções sejam mais abrangentes para as necessidades de comunicação de uma empresa e ainda permitem total controle sobre as contas.
Este artigo vai mostrar os fatores que devem ser considerados ao escolher um provedor de hospedagem, melhores práticas de segurança, como gerenciar a caixa de entrada em recursos adicionais úteis em um serviço desse tipo.
O que considerar na escolha?
Ao escolher um provedor de hospedagem de e-mail, seja para necessidades pessoais ou comerciais, é necessário considerar alguns fatores. São eles:
- Custo;
- Espaço de armazenamento;
- Domínio personalizado;
- Recursos de segurança;
- Protocolo de e-mail.
É necessário avaliar os custos associados ao serviço de hospedagem, incluindo taxas mensais ou anuais, comparando diferentes planos e provedores para encontrar uma opção adequada ao orçamento.
Em um pet shop banho e tosa perto de mim , também é interessante verificar a quantidade de armazenamento de e-mail fornecido em cada plano, certificando-se de que seja suficiente para as necessidades atuais e futuras.
Se a intenção é ter um endereço de e-mail personalizado com o próprio domínio, também é importante analisar se o provedor oferece esse tipo de suporte.
As medidas de segurança precisam ser avaliadas, pois é fundamental ter proteção contra spam, filtros antivírus e criptografia de e-mail. Outra coisa é se certificar de que o provedor suporta protocolos de e-mail padrão, como POP3 e IMAP.
Isso é importante porque garante a compatibilidade com diversos clientes, permitindo que o negócio tenha uma comunicação mais próxima com as pessoas.
Melhores práticas de segurança
Garantir a segurança do e-mail hospedado é indispensável, porque geralmente contém informações confidenciais e são alvos de ameaças cibernéticas.
Uma das melhores práticas é usar uma senha forte e complexa com letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Devem-se evitar senhas óbvias, como palavras do dicionário, nomes comuns e datas de nascimento.
Um fabricante de cortina trilho suisso sob medida deve ativar a autenticação de dois fatores porque esse recurso adiciona uma camada a mais de segurança, por meio de um código gerado ou recebido no dispositivo móvel para fazer login.
O sistema operacional deve estar sempre atualizado com as últimas correções de segurança, além do mais, não se deve clicar em links ou anexos de e-mails não solicitados ou suspeitos, pois podem ser phishing ou conter malwares.
É necessário estar atento a e-mails que solicitam informações pessoais ou financeiras, sempre verificando a legitimidade do remetente antes de responder.
A criptografia de e-mail para proteger o conteúdo das mensagens durante as transmissões é muito útil e diversos serviços de e-mail hospedados oferecem esse recurso.
Os dispositivos, como computador, smartphone e tablet, precisam estar sempre protegidos com antivírus atualizado. Outras ações também são interessantes, como configurar filtros de spam, fazer backup regular e usar restrições de acesso.
As empresas também podem investir em treinamento de conscientização para os colaboradores, monitorar suas atividades e criar uma política de senhas.
Um fabricante de películas decorativas para vidros residenciais também procura criar respostas para incidentes, caso aconteça alguma violação de segurança, assim como implementar a auditoria de segurança e manter a equipe sempre informada.
Como gerenciar a caixa de entrada?
Para gerenciar a caixa de entrada e manter os e-mails sempre organizados, os usuários devem priorizar conteúdos que precisam de ação imediata ou são mais importantes, por isso, devem ser respondidos primeiro.
As mensagens devem ser organizadas em pastas e marcadores com base em categorias relevantes, como projetos, clientes ou departamentos, pois isso facilita a localização de mensagens específicas.
Regularmente, é interessante excluir ou arquivar e-mails antigos e irrelevantes para manter a caixa de entrada limpa. É a melhor forma de evitar o acúmulo de conteúdos não lidos ou que não são importantes.
Outra coisa interessante é definir horários de verificação, assim, não é necessário verificar os e-mails constantemente.
A secretária de um fabricante de caixa de madeira grande para transporte pode reservar o horário específico para verificar e responder os e-mails e com isso evitar distrações constantes.
Outra dica interessante é usar respostas automáticas, pois ao se ausentar por um tempo prolongado, os remetentes serão informados sobre o horário de atendimento e quando receberam uma resposta.
A organização para a série etiquetas ou tags para marcar e categorizar mensagens, é algo que ajuda muito em pesquisas rápidas relacionadas a um tópico específico.
Dentro de qualquer organização, é imprescindível respeitar as normas de segurança, se conscientizando sobre políticas de segurança da companhia, além de evitar o envio de informações sensíveis por e-mail.
Os usuários também podem configurar filtros de spam eficazes para impedir que mensagens não desejadas cheguem até a caixa de entrada, além de estabelecer padrões de comunicação claros na companhia, como etiqueta de e-mail.
Recursos adicionais úteis
Além das funcionalidades básicas de envio e recebimento de e-mails, os serviços de hospedagem também oferecem uma variedade de recursos adicionais que podem ser muito úteis para as empresas. Entre os principais estão:
- Calendário integrado;
- Contatos e gerenciamento de endereços;
- Lista de afazeres;
- Notas e anotações;
- Integração com aplicativos de terceiros;
- Armazenamento adicional;
- Assinatura personalizada;
- Proteção avançada;
- Integração de videoconferência;
- Acesso móvel.
Por meio de uma hospedagem de e-mail, um fabricante de squeeze personalizada escolar pode utilizar um calendário incorporado para agendar compromissos, reuniões e eventos diretamente na caixa de entrada.
O calendário também é muito útil para enviar lembretes e convites para os participantes. O sistema de gerenciamento de contato integrado também ajuda a manter uma lista organizada de contatos, o que facilita o envio para pessoas e grupos específicos.
A capacidade de criar e gerenciar tarefas e listas de afazeres também ajuda a manter o controle das responsabilidades e prazos.
Além do mais, alguns serviços de e-mail oferecem a opção de criar notas e anotações diretamente na plataforma, de modo a registrar tudo o que for importante.
Uma oficina especializada em alinhamento e balanceamento Contagem pode contar com um serviço de hospedagem que pode ser integrado a aplicativos de terceiros, como plataforma CRM, gerenciamento de projetos e ferramentas de produtividade.
Alguns planos oferecem armazenamento adicional para que a organização possa manter um grande volume de mensagens e anexos.
Ademais, ter a capacidade de criar uma assinatura de e-mail personalizada com informações de contato, links e logotipos, traz um toque profissional para as mensagens.
É possível contar com proteção avançada contra spam e malwares, indo além de filtros básicos que não protegem contra situações mais complexas.
Um fabricante de headset aeronáutico pode usar serviços de e-mail com recursos de videoconferência para facilitar a comunicação por vídeo com colegas e clientes.
Também existe acesso móvel para trazer mais conveniência e outros recursos relacionados com smartphones e tablets.
Além das possibilidades listadas, algumas organizações podem contar com relatórios de uso para acompanhar estatísticas, contar com o suporte técnico confiável e responsivo para resolver problemas e conectar as contas de redes sociais.
A criptografia ajuda a proteger o conteúdo das mensagens durante as transmissões, de modo que não possam ser interceptadas por terceiros.
Já a capacidade de fazer backup de e-mails importantes e recuperá-los em caso de perda é algo fundamental para a segurança dos dados.
Mas, se uma empresa de mudança completa com desmontagem e montagem quiser, também pode contar com serviços de integração com ferramentas de colaboração para facilitar a comunicação e o trabalho em equipe.
Considerações finais
Escolher um provedor de hospedagem de e-mail é uma decisão muito importante, pois gera impactos na comunicação do negócio.
Além de fazer uma boa escolha, é imprescindível que todos os usuários adotem práticas para fortalecer a segurança da conta.
É interessante avaliar o que esses provedores oferecem para os usuários, para que assim a companhia possa aproveitar vários benefícios.
Os recursos adicionais são exemplos disso, mas podem variar de acordo com o provedor e o plano escolhido. Portanto, deve-se ter atenção na hora de escolher.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blogGuia de Investimento , onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
