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28 de maio, 2024

Hospedagem de email: 10 dicas que ninguém te conta

Hospedagem de email

A hospedagem de e-mail é um serviço que permite aos usuários armazenarem, gerenciarem e acessarem e-mails eletrônicos por meio de servidores de e-mail online.

Diferentemente dos serviços de e-mail gratuitos que são oferecidos por empresas de tecnologia, a hospedagem é fornecida por provedores especializados.

A maior vantagem da hospedagem de e-mail é que ela permite ter um endereço de e-mail personalizado vinculado ao próprio domínio, o que cria uma imagem profissional e aumenta a credibilidade da marca.

Além disso, a hospedagem também conta com recursos avançados de gerenciamento, como caixas de correio personalizadas, encaminhamento de mensagem, filtragem de spam, armazenamento de e-mail seguro e suporte a protocolos de e-mail padrão.

Outra possibilidade é o acesso por meio de vários dispositivos e os provedores de hospedagem também contam com recursos adicionais, como calendários compartilhados, tarefas e elaboração em equipe, entre outros.

Eles fazem com que as soluções sejam mais abrangentes para as necessidades de comunicação de uma empresa e ainda permitem total controle sobre as contas.

Este artigo vai mostrar os fatores que devem ser considerados ao escolher um provedor de hospedagem, melhores práticas de segurança, como gerenciar a caixa de entrada em recursos adicionais úteis em um serviço desse tipo.

O que considerar na escolha?

Ao escolher um provedor de hospedagem de e-mail, seja para necessidades pessoais ou comerciais, é necessário considerar alguns fatores. São eles:

  • Custo;
  • Espaço de armazenamento;
  • Domínio personalizado;
  • Recursos de segurança;
  • Protocolo de e-mail.

É necessário avaliar os custos associados ao serviço de hospedagem, incluindo taxas mensais ou anuais, comparando diferentes planos e provedores para encontrar uma opção adequada ao orçamento.

Em um pet shop banho e tosa perto de mim , também é interessante verificar a quantidade de armazenamento de e-mail fornecido em cada plano, certificando-se de que seja suficiente para as necessidades atuais e futuras.

Se a intenção é ter um endereço de e-mail personalizado com o próprio domínio, também é importante analisar se o provedor oferece esse tipo de suporte.

As medidas de segurança precisam ser avaliadas, pois é fundamental ter proteção contra spam, filtros antivírus e criptografia de e-mail. Outra coisa é se certificar de que o provedor suporta protocolos de e-mail padrão, como POP3 e IMAP.

Isso é importante porque garante a compatibilidade com diversos clientes, permitindo que o negócio tenha uma comunicação mais próxima com as pessoas.

Melhores práticas de segurança

Garantir a segurança do e-mail hospedado é indispensável, porque geralmente contém informações confidenciais e são alvos de ameaças cibernéticas.

Uma das melhores práticas é usar uma senha forte e complexa com letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Devem-se evitar senhas óbvias, como palavras do dicionário, nomes comuns e datas de nascimento.

Um fabricante de cortina trilho suisso sob medida deve ativar a autenticação de dois fatores porque esse recurso adiciona uma camada a mais de segurança, por meio de um código gerado ou recebido no dispositivo móvel para fazer login.

O sistema operacional deve estar sempre atualizado com as últimas correções de segurança, além do mais, não se deve clicar em links ou anexos de e-mails não solicitados ou suspeitos, pois podem ser phishing ou conter malwares.

É necessário estar atento a e-mails que solicitam informações pessoais ou financeiras, sempre verificando a legitimidade do remetente antes de responder.

A criptografia de e-mail para proteger o conteúdo das mensagens durante as transmissões é muito útil e diversos serviços de e-mail hospedados oferecem esse recurso.

Os dispositivos, como computador, smartphone e tablet, precisam estar sempre protegidos com antivírus atualizado. Outras ações também são interessantes, como configurar filtros de spam, fazer backup regular e usar restrições de acesso.

As empresas também podem investir em treinamento de conscientização para os colaboradores, monitorar suas atividades e criar uma política de senhas.

Um fabricante de películas decorativas para vidros residenciais também procura criar respostas para incidentes, caso aconteça alguma violação de segurança, assim como implementar a auditoria de segurança e manter a equipe sempre informada.

Como gerenciar a caixa de entrada?

Para gerenciar a caixa de entrada e manter os e-mails sempre organizados, os usuários devem priorizar conteúdos que precisam de ação imediata ou são mais importantes, por isso, devem ser respondidos primeiro.

As mensagens devem ser organizadas em pastas e marcadores com base em categorias relevantes, como projetos, clientes ou departamentos, pois isso facilita a localização de mensagens específicas.

Regularmente, é interessante excluir ou arquivar e-mails antigos e irrelevantes para manter a caixa de entrada limpa. É a melhor forma de evitar o acúmulo de conteúdos não lidos ou que não são importantes.

Outra coisa interessante é definir horários de verificação, assim, não é necessário verificar os e-mails constantemente.

A secretária de um fabricante de caixa de madeira grande para transporte pode reservar o horário específico para verificar e responder os e-mails e com isso evitar distrações constantes.

Outra dica interessante é usar respostas automáticas, pois ao se ausentar por um tempo prolongado, os remetentes serão informados sobre o horário de atendimento e quando receberam uma resposta.

A organização para a série etiquetas ou tags para marcar e categorizar mensagens, é algo que ajuda muito em pesquisas rápidas relacionadas a um tópico específico.

Dentro de qualquer organização, é imprescindível respeitar as normas de segurança, se conscientizando sobre políticas de segurança da companhia, além de evitar o envio de informações sensíveis por e-mail.

Os usuários também podem configurar filtros de spam eficazes para impedir que mensagens não desejadas cheguem até a caixa de entrada, além de estabelecer padrões de comunicação claros na companhia, como etiqueta de e-mail.

Recursos adicionais úteis

Além das funcionalidades básicas de envio e recebimento de e-mails, os serviços de hospedagem também oferecem uma variedade de recursos adicionais que podem ser muito úteis para as empresas. Entre os principais estão:

  1. Calendário integrado;
  2. Contatos e gerenciamento de endereços;
  3. Lista de afazeres;
  4. Notas e anotações;
  5. Integração com aplicativos de terceiros;
  6. Armazenamento adicional;
  7. Assinatura personalizada;
  8. Proteção avançada;
  9. Integração de videoconferência;
  10. Acesso móvel.

Por meio de uma hospedagem de e-mail, um fabricante de squeeze personalizada escolar pode utilizar um calendário incorporado para agendar compromissos, reuniões e eventos diretamente na caixa de entrada.

O calendário também é muito útil para enviar lembretes e convites para os participantes. O sistema de gerenciamento de contato integrado também ajuda a manter uma lista organizada de contatos, o que facilita o envio para pessoas e grupos específicos.

A capacidade de criar e gerenciar tarefas e listas de afazeres também ajuda a manter o controle das responsabilidades e prazos.

Além do mais, alguns serviços de e-mail oferecem a opção de criar notas e anotações diretamente na plataforma, de modo a registrar tudo o que for importante.

Uma oficina especializada em alinhamento e balanceamento Contagem pode contar com um serviço de hospedagem que pode ser integrado a aplicativos de terceiros, como plataforma CRM, gerenciamento de projetos e ferramentas de produtividade.

Alguns planos oferecem armazenamento adicional para que a organização possa manter um grande volume de mensagens e anexos.

Ademais, ter a capacidade de criar uma assinatura de e-mail personalizada com informações de contato, links e logotipos, traz um toque profissional para as mensagens.

É possível contar com proteção avançada contra spam e malwares, indo além de filtros básicos que não protegem contra situações mais complexas.

Um fabricante de headset aeronáutico pode usar serviços de e-mail com recursos de videoconferência para facilitar a comunicação por vídeo com colegas e clientes.

Também existe acesso móvel para trazer mais conveniência e outros recursos relacionados com smartphones e tablets.

Além das possibilidades listadas, algumas organizações podem contar com relatórios de uso para acompanhar estatísticas, contar com o suporte técnico confiável e responsivo para resolver problemas e conectar as contas de redes sociais.

A criptografia ajuda a proteger o conteúdo das mensagens durante as transmissões, de modo que não possam ser interceptadas por terceiros.

Já a capacidade de fazer backup de e-mails importantes e recuperá-los em caso de perda é algo fundamental para a segurança dos dados.

Mas, se uma empresa de mudança completa com desmontagem e montagem quiser, também pode contar com serviços de integração com ferramentas de colaboração para facilitar a comunicação e o trabalho em equipe.

Considerações finais

Escolher um provedor de hospedagem de e-mail é uma decisão muito importante, pois gera impactos na comunicação do negócio.

Além de fazer uma boa escolha, é imprescindível que todos os usuários adotem práticas para fortalecer a segurança da conta.

É interessante avaliar o que esses provedores oferecem para os usuários, para que assim a companhia possa aproveitar vários benefícios.

Os recursos adicionais são exemplos disso, mas podem variar de acordo com o provedor e o plano escolhido. Portanto, deve-se ter atenção na hora de escolher.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blogGuia de Investimento , onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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Redação BB jovem

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